Конфиденциальность персональных данных подписанта документов, правовые основания для передачи документов с ПДн подписанта третьим лицам
Как вы полагаете, если некий произвольный документ (Заявление, Акт, рабочая документация и т.п.) не содержит сведений, требующих обеспечения конфиденциальности, но содержит ПД подписанта (ФИО, место работы, должность), то необходимо ли обеспечивать конфиденциальность таких ПД? Можно ли передавать такой документ третьим лицам без согласия подписанта? По российскому законодательству.
На вопрос: необходимо ли обеспечивать конфиденциальность таких ПД?
Персональные данные в документе являются его атрибутом и не могут рассматриваться отдельно от самого документа, они следуют его судьбе. Судьба документа определяется его целью и содержанием, а не подписью в нем. Тот факт, что данные подписи — персональные данные — не делает любое их письменное указание конфиденциальным.
Однако, конфиденциальность самого содержания документов компаний/предпринимателей обычно презюмируется (например, когда они содержат информацию ограниченного доступа или внутреннюю информацию о деятельности компании) и степень их конфиденциальности определяется предназначением и целью издания документов.
Раскрытие/передача документа должна определяться его целью и возможна лишь тем лицам, которым документ адресован или предназначен. Сложно представить подписанные документы компании, доступ к которым никак не ограничен и публикация/распространение которых свободна неограниченному кругу лиц, за исключением прямого предписания закона о публикации таких документов (бухгалтерская отчетность, Устав, внутренние положения и т.п.) или общедоступного характера самого документа (например, публичное заявление).
На вопрос: Можно ли передавать такой документ третьим лицам без согласия подписанта?
Основанием обработки ПД подписанта документа является договор, стороной которого является субъект (не обязательно письменный). Это может быть договор поручения, выраженный в доверенности/приказе, или договор с Генеральным директором, трудовой договор, договор корпоративного участия или иной, согласно которому субъект обязан представлять интересы компании перед определенным кругом третьих лиц, в том числе подписывать документы (далее все эти договоры — «договор на представительство»). Таким договором на представительство предполагается, что подписанные документы могут передаваться лишь тем лицам, перед которыми субъект представляет компанию. То есть круг таких третьих лиц ограничен рамками полномочий субъекта персональных данных.
Таким образом, передавать документы без согласия подписанта третьему лицу, в том числе различным организациям, можно (поскольку основанием передачи является не согласие, а договор на представительство), но только если это третье лицо входит в круг лиц, перед которыми подписант представляет компанию.
Для всех остальных третьих лиц и документ и, следовательно, персональные данные в нем — должны оставаться конфиденциальными, если законом или решением уполномоченного органа компании не предписана его публикация.
Ответ подготовила Елена Себякина (16.07.2021)