Законные сроки хранения некоторых категорий ПДн

Есть ли предписанные законодательством сроки хранения персональных данных, помимо Приказа Росархива от 20.12.2019 №236? Или все сроки, помимо архивных, устанавливаются согласно нуждам оператора?

Любая обработка ПДн возможна только в случае одновременного наличия 1) целей и 2) правовых оснований. Цели определяет оператор самостоятельно, а правовые основания в общем случае приведены в 152-ФЗ, ст.6 (это может быть согласие субъекта ПДн, исполнение договора, законодательные требования и др.).

Если говорить о законодательных требованиях, как о правовом основании, то в разных сферах права можно встретить законы и подзаконные акты, устанавливающие cроки обработки или условия прекращения обработки ПДн. Вот примеры:

• документы, связанные с уплатой налогов – 4 года (Налоговый Кодекс РФ, ст.24);
• личные дела гражданских служащих – 10 лет от увольнения до передачи в архив («Положение о ПДн государственного гражданского служащего…», п.23);
• личные дела сотрудников ОВД – 1-5 лет от увольнения до передачи в архив (Приказ МВД № 381, п.52);
• информация о бенефициарах организации – не менее 5 лет с моментао её дня получения (115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов..», ст.6.1);
• контактные данные акционеров организации – 5 лет с даты проведения общего собрания акционеров (208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст.52);
• информация об абоненте оператора связи – 3 года (ПП РФ № 538 «Правила взаимодействия операторов связи…», п.12);
• Акт о несчастном случае на производстве – 45 лет (ТК РФ, ст.230);
• документы для защиты интересов в суде – 3-10 лет (срок исковой давности, ГК РФ, ст.196);
• биометрические ПДн в ЕБС – 50 лет (приказ Минцифры №321, п.17).

Специалист по privacy не может знать все подобные требования всех сфер законодательства. И большая удача, если коллеги, непосредственно выполняющие обработку ПДн, знают их. Выявлять такие требования следует совместно при обследовании процессов, связанных с обработкой ПДн, при попытке определить цели хранения ПДн.

Также стоит отметить, что упомянутый в вопросе приказ Росархива регулирует архивное дело в РФ, на которое не распространяется действие 152-ФЗ. Поэтому с точки зрения организации обработки ПДн важен только факт передачи документа в архив, а не срок его хранения там.

Ответ подготовила Рудакова Светлана (03.11.2020)